5 Wege, Deine Produktivität zu erhöhen

Produktivität ist ein wichtiges Thema im eigenen Business. Denn anders als als Angestellter, hast Du nun plötzlich mehrere Hüte auf und musst Dich „um alles kümmern“. Da ist es nicht immer ganz einfach, die richtigen Entscheidungen zu fällen und die eigene Zeit effizient zu nutzen.

Doch genau das sollte Dein Ziel sein. Denn sonst bist Du schnell in der „immer mehr machen“ Falle und arbeitest wirklich selbst und ständig und opferst Deine wichtige Freizeit (also die Zeit, die Du dazu nutzen solltest, Dich zu erholen und Energie zu tanken).

Daher gebe ich Dir heute 5 Tipps an die Hand, die Dich dabei unterstützen, produktiver zu arbeiten und Deine Zeit gut einzusetzen.

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1 | Nutze Routinen und Prozesse

Prozesse und Routinen klingt auf den ersten Blick immer langweilig und unflexibel. Dabei habe ich die Erfahrung gemacht, dass das Gegenteil der Fall ist.

Aus einheitlichen Abläufen entstehen Gewohnheiten und je häufiger Du eine Aufgabe in derselben Art und Weise abarbeitest, desto besser, schneller und effizienter wirst Du. Dadurch gewinnst Du a) Zeit und b) mentale Kapazitäten (weil Du ja weißt, was Du wann und wie tust), die Du für die Fälle einsetzen kannst, die nicht in Deinen Prozess passen.

Ich habe feste Abläufe definiert für meine Beratung, meine Content-Erstellung und noch so einiges mehr. Sie helfen mir dabei, den Überblick zu behalten, meine Zeit besser zu planen und ich habe immer einen „ablaufplan“ in der Hinterhand, anhand dessen ich prüfen kann, ob ich einen wichtigen Schritt vergessen habe.

Wenn Du bislang keine Workflows für Deine Regelmäßigen Tätigkeiten definiert hast, dann empfehle ich Dir unbedingt, dies zu tun. Das könnte der Game-Changer für Dich sein.

 

Wie gehst Du dabei vor?

  • Blocke Dir Zeit in Deinem Kalender
  • Notiere Dir jeden einzelnen Schritt Deines Prozesses so detailliert wie möglich (ich schreibe mir wirklich jede Email auf, die ich versende und jede Grafik die ich erstelle)
  • Ordne Deine Notizen und bringe sie in eine sinnvolle Ordnung.
  • Überlege Dir, welche Tätigkeiten Du vorbereiten kannst und/oder anders organisieren, um Deine Abläufe zeitsparender zu gestalten (erstelle Vorlagen, bereite Dokumente vor usw.)
  • Notiere den finalen Prozess

 

2 | Nutze Deinen Kalender

Viele von uns sind es gewöhnt, mit To-Do-Listen zu arbeiten, doch ich entdecke immer wieder, wie wenige wirklich ihren Kalender nutzen, um nicht nur To Dos, sondern vor allem, ihre Zeit zu planen. Gehörst Du vielleicht auch dazu?

Besserwissermodus an: Dabei sind die sinnvolle Nutzung Deines Kalenders und vorausschauende Planung DIE Erfolgsfaktoren für produktives Arbeiten. Besserwissermodus aus.

Wie genau Du das für Dich umsetzt, bleibt natürlich ganz Dir überlassen. Der eine mag lieber elektronische Kalender, der nächste einen altmodischen aus Papier. Nutze, womit Du persönlich am besten klarkommst.

Ein paar generelle Ideen & Tipps, möchte ich natürlich dennoch gerne mit Dir teilen:

  • Markiere unterschiedliche Aufgaben mit unterschiedlichen Farben. Ich habe eine Farbe für einen Blog-Artikel, eine für Webinare, eine für Kundenmeetings usw.. So siehst Du auf einen Blick, was wann in den kommenden Tagen ansteht. Nach einiger Zeit wirst Du auch automatisch absehen können, wie lange Du für jede Aufgabe in etwa brauchen wirst
  • Nutze Tages-, Wochen- und Monatsübersichten für einen besseren Überblick und die Detailplanung. Bei mir stehen die Aufgaben immer entweder an dem Tag im Kalender, an dem sie stattfinden (Coachings z.B.), oder an dem sie fällig sind (Blog-Artikel z.B.), auch wenn Teilaufgaben natürlich früher gemacht werden müssen.

    Ich setze mich am Ende jeder Woche kurz hin und plane die genauen Tagesaufgaben der kommenden Woche. Dank meiner Routinen weiß ich, welche Einzelschritte z.B. für einen Blog-Beitrag nötig sind und wann ich diese erledigt haben muss, wenn ich den Beitrag mittwochs veröffentlichen will. So kann ich meine Tage gut durchplanen und meine Zeit optimal einsetzen.

  • Plane großzügig. Wenn Du Dir nicht sicher bist, wie lange Du für eine Aufgabe brauchst, dann plane lieber zu viel, als zu wenig Zeit ein. Und denke auch an ausreichend Pausen. Du wirst Deine Pläne viel leichter einhalten können, wenn sie realistisch sind

 

Tipp: Wenn Planung nicht „Dein Ding ist“ oder Du Dich dabei erwischt, dass Du zu viel Zeit vergeudest, wenn Du versuchst, der Anleitung von anderen zu folgen, dann richte den Blick einmal nur auf Dich. Beobachte, wann Deine produktivsten Zeiten sind, was Dir Druck macht und was Dich eher beflügelt und plane entsprechend. Sieh Dich auch mal auf dem Kalendermarkt um und suche das System, dass am besten zu Dir passt.

Ich z.B. arbeite am besten unter Druck. Enge Deadlines und volle Kalender beflügeln mich. Habe ich hingegen ausreichend Zeit, mache ich tendenziell gar nichts, bis es wirklich eng wird. Egal, was ich versucht habe, um diesem Teufelskreis zu entgehen, es hat nichts geholfen.

Also habe ich irgendwann begonnen, entsprechend zu planen. Liegt für einen Tag wenig an, nehme ich mir z.B. bewusst mittags etwas vor, damit ich „morgens ran muss“. Auch plane ich aus diesem Grund sehr eng, empfehle aber jedem, das bloß nicht zu tun (weil es ja auch eigentlich kompletter Unsinn ist).

Das nur als kleines Beispiel, warum es so wichtig ist, auf Dich zu hören. Es genau so zu machen, wie ich, bringt Dir gar nichts, wenn Dich Deadlines und Druck eher bremsen.

3 | Nutze Time-blocking

Ich bin ein großer Freund davon, gezielt Zeiten für bestimmte Aufgaben zu blocken. Dies gilt insbesondere für die klassischen Zeitkiller (Social Media und Co.) und die wirklich wichtigen Aufgaben.

Ich beginne immer mir der wichtigsten Aufgabe des Tages zu meiner produktivsten Zeit und reserviere mir hierfür 1-2 Stunden, in denen ich auch alles sonstigen Ablenkungen ausmache. So nutze ich meine produktivste Zeit am effizientesten und bekomme oft in viel weniger Zeit, viel mehr gemacht.

Genauer erklärt habe ich das Konzept in diesem Video. In der  findest Du darüber hinaus noch ein entsprechendes Arbeitsblatt.

Ich habe die Erfahrung gemacht, dass mir Time-Blocking dabei hilft, mehr Struktur in meinen Tag und meine Arbeitswoche zu bringen und dafür zu sorgen, dass auch die Erholung nicht zu kurz kommt. Einfach weil ich mir Freizeit gezielt einplane. Denn sonst geht das ja bei uns Selbstständigen gerne mal unter ;-).

4 | Überschätze, wie lange Du für eine Aufgabe brauchst

Kennst Du das auch? Die vielen „mach ich mal eben“-Aufgaben, die dann viel mehr Zeit in Anspruch nehmen, als gedacht? Und schon ist Deine komplette Planung zum Teufel.

Wenn Du unterschätzt, wie lange eine Aufgabe dauert., machst Du Dir unnötigen Stress und bist am Ende des Tages womöglich unzufrieden, weil Du nicht erreicht hast, was Du wolltest.

Das kannst Du umgehen, wenn Du sehr großzügig bist, wenn Du Zeiten abschätzt. Plane Pufferzeiten ein. Wenn ich z.B. einen Blog-Artikel schreibe, brauche ich üblicherweise 1-2 Stunden, plane jedoch immer 2,5-3 Stunden ein. So habe ich genug Zeit, auch wenn der Text mir mal nicht so leicht von der Hand geht. Und bin ich schneller, nutze ich die Zeit entweder für eine andere Aufgabe, oder habe zusätzliche Freizeit. Win.win.

 

5 | Setze grenzen

Ganz ehrlich: dies ist der Bereich, in dem ich mich am schwersten tue, meine eigenen Tipps einzuhalten. Aber auch ich behalte nicht immer den Fokus, lasse mich ablenken oder mache etwas, was ich eigentlich nicht tun sollte. Aber ich arbeite daran ;-).

Dabei sind Abgrenzungen wirklich wichtig, denn je fokussierter Du arbeitest, desto mehr wirst Du unterm Strich in weniger Zeit schaffen. Dabei gibt es mehrere Bereiche, in denen Du Grenzen setzen willst.

 

Vermeide Ablenkungen

Gerade im Home-Office, wo es keine gesperrten Seiten im Internet gibt und Du selbst entscheidest, ob Dein Handy an ist oder nicht, ist jeder von uns besonders gefährdet. Mal eben die Email beantworten. Kurz auf die Nachricht in Facebook reagieren. Schnell mal die Instagram-Stories schauen usw.

Und schwupps, sind 30 Minuten vergangen. Ich denke, das hat jeder von uns schonmal erlebt.

Ich habe mir daher angewöhnt, in den Zeiten, in denen ich wirklich etwas geschafft bekommen möchte, alle Social Media Benachrichtigungen stumm zu schalten, das Email-Programm zu schließen und das Handy auf Flugmodus zu schalten. Bin ich dann mit einer Aufgabe fertig, oder habe ich Pause, freue ich mich regelrecht, nachzusehen, was in meiner „Abwesenheit“ passiert ist.

 

Lerne, nein zu sagen

Deine Zeit ist begrenzt und der Versuch, es allen recht machen zu wollen, führt definitiv zum Scheitern. Wenn Du die Dinge, die Du machst, wirklich gut machen willst (wovon ich ausgehe), dann musst Du selektieren.

Mache nur das, was Du sinnvoll erreichen kannst und sage andere Möglichkeiten ab. Dies gilt sowohl für Kooperationen, Interviews usw. als und gerade auch für eigene Projekte und neue Kunden, wenn Du ausgebucht bist.

Es ist immer besser, weniger zu tun, das aber mit großartigen Resultaten, als Dir zu viel zuzumuten und aufgrund Deines Stresses alles nur halbherzig machen zu können.

 

Limitiere die Zeit für meetings

Meetings sind ein klassischer Zeitkiller. Wenn die Diskussion einmal begonnen hat, vergeht die Zeit wie im Fluge und die angesetzte Zeit ist in null Komma nichts um oder überschritten. Und Dein Tagesplan im Eimer.

Wenn Du merkst, dass Dir das passiert, dann plane ein Meeting gleich mit einem fixen Ende und kommuniziere dies entsprechend. Achte auch im Meeting darauf, dass ihr die geplante Zeit einhaltet. Den anderen Teilnehmern wird es ja vermutlich genauso gehen wie Dir.

Übrigens: dies gilt auch andersrum: hab leine Scheu ein Meeting zu beenden, wenn ihr schon vor der verabredeten Zeit fertig seid. Freu Dich lieber über gewonnene Freizeit, statt zwanghaft den kompletten Timeslot mit einem Meeting füllen zu wollen, was bereits beendet ist.

 

Mache das, was für Dich am besten funktioniert

Unterm Strich bedeutet Produktivität nur eines: dass Du Dir bewusst aussuchst, wie Du Deine Zeit verbringst. Statt immer etwas hinterher zu rennen, willst Du anstreben, Deine Zeit so zu verplanen, dass es für Dich am optimalsten ist.

Versuche die Dinge so anzugehen, wie es am besten zu Dir passt und lass es langsam angehen. Niemand wird über Nacht vom Chaoten zum superproduktiven Vorzeigeunternehmer. Sei wachsam für das, was funktioniert und arbeite jeden Tag ein bisschen daran, Deine Abläufe besser zu gestalten.

 

Welche Tipps hast Du in Sachen Produktivität? Wie planst Du Deine Zeit und welche Stolpersteine bringen Dich regelmäßig aus dem Takt?

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